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Nómina electrónica

Nómina electrónica

Resolución 13 de 2021  / resolucion dian no. 000037 de mayo 05 de 2021

 

¿Qué es la Nómina Electrónica?

¿Cuáles son las ventajas de la Nómina Electrónica para tu empresa?

¿Quiénes están obligados a generar Nómina Electrónica?

¿Qué información debe contener la Nómina Electrónica?

¿Cada cuánto tiempo se debe emitir la Nómina Electrónica?

pasos iniciales para adelantar el proceso de habilitación de Nómina Electrónica

 

SUSTENTO NORMATIVO Sustento Normativo:

Artículos 616-1 Y   771-2 del E.T

QUE ES

El pasado 11 de febrero de 2021 la DIAN expidió para la emisión de la Nómina Electrónica la cual  está relacionada con el proyecto de Facturación Electrónica con el propósito que los documentos que habitualmente se emiten en las empresas sean transmitidos de manera digital a sus sistemas de información, para efectos de cruce de información para control tributario y evitar la evasión de impuestos.

 

SUJETOS OBLIGADOS

Están obligados a generar de pago de nómina electrónica los contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

 

Qué se entiende por documento soporte de pago de nómina electrónica?

Es el documento dispuesto por la DIAN y en el que se estipula la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para:

  1. Generación (desde el software de nómina de la empresa)
  2. Transmisión (a través de un operador autorizado como en la facturación electrónica)
  3. Validación (la hace la DIAN) y
  4. Disposición del documento soporte de pago de nómina (Publicándolo digitalmente para que el empleado lo pueda descargar y así acceder a la información que se le transmitió a la DIAN)

 

QUE SE DEBE TRANSMITIR?

Nómina y notas de ajuste

QUIEN ES EL Beneficiario del pago de nómina electrónica?
  1. Son las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral o legal y reglamentaria y,
  2. Los pensionados.

 

en que consiste el Documento soporte del pago de nómina electrónica?

El documento de soporte del pago de la nómina electrónica constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables, derivado de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, y que está compuesto por los valores devengados de nómina los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.

 

EN QUÉ CONSISTEN LAS NOTAS DE AJUSTE DE NOMINA ELECTRONICA’

Las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y que el sujeto obligado deberá ajustar o corregir, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN y pueden hacerse tantos ajustes como sean necesarios.

 

CONTENIDO DEL DOCUMENTOS SOPORTE

El documento soporte deberá contener como mínimo la siguiente información:

  1. Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica
  2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT del sujeto de quien hace el pago
  3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago
  4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica CUNE (es un número que asigna la DIAN a cada soporte individual)
  5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutivo
  6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina
  7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina
  8. El valor total diferencia, que corresponde al neto pagado como resultado de la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina
  9. El detalle de lo pagado ítem por ítem.
  10. El medio de pago.
  11. Fecha y hora de generación de la nómina.
  12. La firma digital para garantizar autenticidad.
  13. Apellidos y nombre o razón social y NIT del fabricante del software
  14. Si es un comprobante de ajuste se debe indicar el número del comprobante que se está ajustando

 

caracteristicas tecnicas:

  1. xml
  2. Respuesta de Validación de la DIAN
  3. Contenedor electrónico
  4. Representación gráfica (opcional)

 

Plazo para la transmisión del documento soporte

Debe ser MENSUAL, dentro de los 10 días del mes siguientes, sin importar el número de pagos.

La transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste a dicho documento, deberán transmitirse a la DIAN dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual debió generarse la información, para que dicha entidad realice su validación.

 

COMO SE DEBE GENERAR Y TRANSMITIR LA INFORMACION:

De manera independiente por cada uno de los beneficiarios.

 

Características de las novedades

Debe reportarse obligatoriamente, al igual que en la PILA, la novedad del cambio de variación de salario permanente (VSP)

Los campos de fecha inicio, hora inicio y fecha fin y hora fin de las horas extras, así como del recargo nocturno son opcionales lo que sí es obligatorio es el reporte consolidado de estas horas laboradas en el período, el porcentaje con el que se liquidaron y el valor pagado por este concepto Igualmente las dominicales.

Se mantuvo el reporte opcional de los siguientes conceptos que no se pagan en dinero

  • Dotación de vestido y calzado de labor
  • Lo pagado por mera liberalidad no salarial
  • Viáticos ocasionales o habituales

 

Calendario inicial para implementación

Según el parágrafo segundo del artículo 8 de la Resolución 13 de 2021 será el siguiente:

  • Empresas con más de 251 empleados 10 de agosto de 2021 sobre la nómina entre el 1 y el 31 de julio.
  • Empresas de 101 a 250 empleados 10 de septiembre de 2021 sobre la nómina entre el 1 y el 31 de agosto.
  • Empresas de 11 a 100 empleados 10 de octubre de 2021 sobre la nómina entre el 1 y el 30 de septiembre
  • Empresas de 4 a 10 empleados 10 de noviembre de 2021 sobre la nómina entre el 1 y el 31 de octubre
  • Empresas con entre 2 y 3 empleados 10 de diciembre de 2021 sobre la nómina entre el 1 y el 30 de noviembre
  • Empresas con 1 empleado 10 de enero de 2022 sobre la nómina entre el 1 y el 31 de diciembre de 2021

 

RANGO
EMPLEADOS
FECHA
IMPLEMENTACION
NOMINA
A REPORTAR
Más de 251 10 de agosto de 2021 01 al 31 de julio/2021
Entre 101 a 250 10 de septiembre de 2021 01 al 31 de agosto/2021
Entre 11 a 100 10 de octubre de 2021 01 al 30 de septiembre/2021
Entre 4 a 10 10 de noviembre de 2021 01 al 31 de octubre/2021
Entre 2 y 3 10 de diciembre de 2021 01 al 30 de noviembre/2021
1 empleado 10 de enero de 2021 01 al 31 de diciembre 2021

 

según resolucion dian no. 000037 de mayo 05 de 2021 art.3 ……..

GRUPO
EMPRESA
FECHA INICIO HABILITACION EN EL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO NOMINA ELECTRÓNICA DD/MM/AAAA) NOMINA
A REPORTAR
INTERVALO EN RELACION CON EL NUMERO DE EMPLEADOS
  DESDE HASTA
1 01-ago-21 01-09-21 Más de 250
2 01-10-21 101 250
3 01-11-21 11 100
4 01-12-21 1 10

 

CONSERVACION E IDIOMA

  • El término de conservación de los documentos soportes del pago de nómina electrónica y los ajustes son de 5 años, contados a partir del 1º de enero del año siguiente.
  • El contenido debe ser en ESPAÑOL y PESOS. En otros idiomas en caso de ser necesario

 

SANCIONES

  • No deducción en el impuesto de renta
  • Mecanismo técnico de control es la establecida en el Art.657 del ET
  • Sanciones del Art 651 del ET

 

COMO SE HABILITA EL SISTEMA DE NOMINA ELECTRONICA?

PASO 1.

  • Ingresar a la DIAN al módulo de FE de Venta
  • Ir a Opción de Otros Documentos electrónicos
  • Seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nomina electrónica

PASO 2.

Señalar en el sistema de Facturación (para la generación y transmisión del documento soporte de nómina electrónica)

  • Software propio
  • Terceros proveedores de soluciones tecnológicas
  • Tercero

PASO 3.

Registrar en el sistema de facturación, el cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de nómina electrónica:

  • Datos básicos del software
  • Conteo de pruebas
  • Confirmar las pruebas satisfactoriamente
  • Automáticamente queda en producción

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En cuanto a ello el artículo 34 de la Resolución 13 de 2021 establece que Artículo la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, no será responsable frente al titular y/o las autoridades por el eventual tratamiento indebido de los datos personales transferidos, por lo tanto, los sujetos obligados y sus representantes serán responsables por todo daño o perjuicio material e inmaterial, que las personas que contrate o vincule causen a los titulares de información personal por su dolo o culpa relacionada directa o indirectamente con el incumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales o por el tratamiento indebido de los datos personales trasmitidos, en virtud de lo contemplado en esta resolución.

En consecuencia, los sujetos obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento deberán garantizar, proteger, defender y mantener indemne a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN y a sus representantes y servidores públicos con respecto a cualquier reclamación, queja, demanda, acción, pretensión, perjuicio, daño, pasivo y/o contingencia, que surja al respecto.

 

ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS HOJAS DE VIDA

«En cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 disposiciones éstas que desarrollan el régimen de protección de datos personales, y establecen los derechos de sus titulares, así como las obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento de las bases de datos que los contienen, se le informa, como empleado, que, en virtud del régimen laboral legal y contractual, la empresa posee datos personales suyos, los cuales son tratados confidencialmente por parte de la Gerencia de Gestión Humana, siendo su derecho, conocer, actualizar y/o rectificar los aquellos que no sean pertinentes, reales o que no se hayan obtenido legalmente Los datos personales que posee la empresa, de los cuales Usted es titular, tienen como finalidad dar cumplimiento al régimen legal laboral”.

En cuanto a los candidatos a desempeñar cargos en la compañía, sugerimos que desde que comience el proceso de selección se suscriba un acuerdo según este modelo:

 

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO Y REVELACIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL EL CANDIDATO expresa, libre y voluntariamente autoriza a LA EMPRESA para que trate o revele, según el caso, los datos o información de carácter personal que se recopilen con ocasión del proceso de selección que actualmente se surte, tanto para uso interno, como respecto de los terceros que deban contratarse para desarrollar los pasos del proceso de selección, cuyo tratamiento en todo caso será confidencial, no pudiendo revelarlos para fines distintos al desarrollo del objeto del presente acuerdo Los datos personales permanecerán en entornos operativos seguros no disponibles al público.

 

SEGUNDA. DERECHOS DEL EMPLEADO EN RELACIÓN CON SUS DATOS PERSONALES De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 son especiales derechos de EL CANDIDATO respecto de sus datos personales, los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante LA EMPRESA
  2. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud en dicho sentido, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales
  3. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en su obtención o tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
  4. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento

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